Allereerst geldt het advies dat geen enkele werknemer en geen enkele situatie hetzelfde is. Een standaardbrief die u kunt versturen aan de éne werknemer, kunt u niet zomaar versturen aan de andere. In elke individuele situatie zult u moeten bekijken wat de juiste handelen is.
Het gevaar van het versturen van standaard brieven is namelijk dat wanneer een geschil uit de hand loopt, u het risico loopt dat achteraf het oordeel van UWV of de (kanton) rechter is dat ‘dit niet de juiste handelen was’ en beslist wordt dat door u niet als “goed werkgever” is gehandeld.
Met de ene werknemer ga je anders om dan met de andere. U zult sneller overgaan tot het schrijven van aanmaningsbrieven bij een werknemer die zich al vaker niet heeft gehouden aan de voorschriften bij arbeidsongeschiktheid. Bijvoorbeeld hij is al eerder niet op het spreekuur van de bedrijfsarts verschenen. Of de werknemer is niet weer aan het werk gegaan nadat hij arbeidsgeschikt was verklaard.. Dit geldt temeer als u al eerder waarschuwingen heeft verstuurd.
Bij een werknemer waarmee nooit iets aan de hand is en deze verschijnt een keer niet op het spreekuur van de bedrijfsarts, hervat niet direct, of verzuimt op andere wijze een keer, ligt het niet in de rede om direct boze brieven te schrijven. Waarschijnlijk is iets weggeraakt in de post.
Of is iemand niet in staat om te reageren, bijvoorbeeld door opname in een ziekenhuis. Het is dan voor de hand liggend dat in dergelijke gevallen de leidinggevende de werknemer eerst opbelt of bezoekt en een gesprek heeft over de gang van zaken.
Zeker bij medewerkers die minder ervaring hebben met schriftelijke communicatie is het beter éérst een gesprek aan te gaan met de betreffende werknemer en zonodig een dergelijk gesprek wel aan de werknemer te bevestigen.
Wij raden u aan de brieven zowel per gewone als per aangetekende post te versturen.
Contact Wilt u meer weten bespreek dit dan met uw contactpersoon bij Arbo Unie. Uiteraard kunt u ook contact opnemen met een vestiging van Arbo Unie in uw regio en vragen naar een medewerker die u meer kan vertellen.
