Meest gestelde vragen AP

Hieronder staan de meest gestelde vragen en antwoorden over de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens en onze aangepaste werkwijze.

We hechten veel waarde aan een betrouwbare reputatie, zeker als het gaat om het verwerken van persoonsgegevens. Het is in onze branche tot nu toe gangbaar dat werkgevers bij het aangaan van een contract met een arbodienst gegevens van alle werknemers, met vermelding van het Burgerservicenummer (BSN), uitwisselen vanuit hun personeelssysteem. In 2016 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) onze branche op deze werkwijze geattendeerd. Op basis van dit signaal van de AP gaan we een aangepaste werkwijze hanteren omdat we het belangrijk vinden om aan de privacywetgeving te blijven voldoen.

Het moment waarop we de aangepaste werkwijze gaan hanteren hangt mede af van de afstemming in onze branche, met de leveranciers van HR-systemen en uiteraard met de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit overleg vindt de komende weken plaats, waarna meer duidelijkheid zal volgen. Zodra een exacte implementatiedatum bekend is, berichten we onze klanten daar tijdig over. 

Na de implementatiedatum verwerkt Arbo Unie enkel gegevens van medewerkers met wie we een behandelrelatie hebben of gaan starten. Daarbij leggen we op voorhand geen BSN van de betrokkenen vast. En we nemen geen werknemer- en dienstverbandmutaties op in onze administratie van werknemers met wie we geen behandelrelatie hebben of gaan starten.

We maken daarbij een geleidelijke overgang voor onze klanten mogelijk, zodat zij de gelegenheid hebben om eveneens aan het aangescherpte toezicht van de AP tegemoet te komen. Zo lang het HR-systeem van onze klant nog wel het gehele personeelsbestand doorstuurt, blijven we deze gegevens tot de implementatiedatum verwerken (zie vraag: Welke HR-systemen zijn al aangepast aan deze aangepaste werkwijze?). Na de implementatiedatum houden we deze gegevens tegen en nemen we deze niet in onze administratie op.

Wat het vastleggen van het BSN betreft: tot aan de implementatiedatum verwerken we het BSN als het door de werkgever wordt aangeleverd. Na de implementatiedatum leggen we het BSN niet meer vooraf vast en vragen we de werknemers van onze klanten om bij het eerste bezoek bij Arbo Unie zijn of haar BSN aan ons door te geven.

Aangezien we na de implementatiedatum niet meer over het volledige personeelsbestand beschikken van onze klanten, vraagt onze medewerker bij het maken van een afspraak voor het arbeidsomstandighedenspreekuur de naw-gegevens, geboortedatum, afdeling en bedrijfsnaam van de werknemer van onze klant op. Onze bedrijfsarts vraagt het BSN op bij het eerste spreekuur met de werknemer.

De onderstaande HR-systemen voeren al wijzigingen door:

  • AFAS levert sinds november 2016 alleen nog verzuimmeldingen en niet het volledige personeelsbestand aan bij arbodiensten. Dit systeem levert nog wel BSN aan.
  • Raet Koppeling (EDI) leverde altijd al alleen verzuimmeldingen en niet het volledige personeelsbestand aan bij arbodiensten. Dit systeem levert nog wel BSN aan. 
  • ADP is voornemens om in werknemersdienstverband meldingen geen BSN meer te plaatsen, maar levert dit nu nog wel. In verzuimmeldingen staat vooralsnog wel het BSN opgenomen.

Vragen?

Uiteraard zijn we bereid om extra uitleg te geven of andere vragen te beantwoorden. Heb je behoefte aan meer informatie? Neem dan contact op met je accountverantwoordelijke of stuur jouw vraag naar:  

Om de website van Arbo Unie goed te laten functioneren, maken wij gebruik van cookies. Klik hier voor meer informatie.

werk in uitvoering contact
Mag ik je wat vragen?

Sluit onze site goed aan op jouw wensen? We horen graag wat je ervan vindt door deze korte vragenlijst in te vullen. Alvast bedankt voor je tijd.

Ja  Nee