Optimo koppelt Arbo Unie aan AFAS Profit: Automatisering van verzuimdocumenten

Van handmatig ophalen…

In het geval van ziekte, registreert de bedrijfsarts informatie en stelt documenten op. Deze documenten worden via Key2Arbo naar de contactpersoon bij de klant gestuurd. Zonder een automatische koppeling, wordt deze informatie handmatig in het verzuimdossier van de medewerker in AFAS geplaatst. Is de collega die verantwoordelijk is voor verzuim afwezig? Dan stagneert dit proces vaak. Daarnaast is en blijft het mensenwerk, en is er zodoende kans op fouten.

…naar automatisch proces

Dit moest eenvoudiger. Bas van der Gracht is IT Consultant bij Arbo Unie. Niek van der Marel en Martijn Wouters zijn AFAS Consultant bij Optimo, met een specialisatie in koppelingen. Beide partijen brachten hun kennis van de inrichting van beide systemen mee naar de tekentafel, waar het proces werd uitgedacht. Het resultaat is een koppeling die automatisch de documenten die de bedrijfsarts in Key2Arbo van Arbo Unie beschikbaar stelt, plaatst in het verzuimdossier van de juiste medewerker in AFAS Profit. Er werden twee pilotklanten gevonden die bereid waren de koppeling te testen: bouwbedrijf Dura Vermeer en transportbedrijf Schenk. 

Dura Vermeer bespaart een uur per week

‘Bij Dura Vermeer willen we zoveel mogelijk interne processen automatiseren. We konden al ziek- en herstelmeldingen automatisch delen met Arbo Unie, maar andersom communiceren was nog niet mogelijk. Met dank aan de koppeling kan dat nu wel. Het scheelt ons handmatige acties: dat levert ons uiteindelijk een uur per week op. Ik kan deze koppeling iedere Arbo Unie en AFAS gebruiker aanbevelen’, aldus Dennis Stam, Manager HR Services. 

Conform SIVI en Wet Verbetering Poortwachter

De koppeling zorgt ervoor dat de bedrijfsarts, conform de Wet Verbetering Poortwachter, veilig documenten kan delen met de HR-afdeling, omdat deze documenten automatisch in het verzuimdossier worden geplaatst. De mogelijkheid dat deze vertrouwelijke informatie door een menselijke fout in een verkeerd dossier terechtkomt, is zo uitgesloten. De koppeling werkt tevens volgens de SIVI Verzuimstandaard. Dat is de standaard voor het optimaal en transparant inrichten van de processen in de driehoek werknemer, werkgever en arbodienst. Hierbij wordt onnodige uitwisseling van persoonsgegevens beperkt.

Interesse?

Maak je gebruik van de AFAS software en de diensten van Arbo Unie? Dan is deze koppeling een ideale en tijdbesparende tool. Voor de koppeling zijn er werkzaamheden in AFAS Profit én aan de kant van Arbo Unie nodig. Deze werkzaamheden worden door beide partijen op afstand uitgevoerd. 

Ook continuïteit en zekerheid omtrent de uitwisseling van verzuimdocumenten? Stuur een mail naar informatie@arbounie.nl.