RI&E Psycho Sociale Arbeidsbelasting als onderdeel van een verandertraject

De RI&E Psycho Sociale Arbeidsbelasting (PSA) leent zich om deze veel gemaakte beweging richting eigenaarschap en zelfregie kracht bij te zetten. De onderwerpen die in de RI&E PSA aan bod komen zijn: werkdruk, stress, onderlinge steun, contact met leidinggevenden, ongewenst gedrag en werktijden. Deze raken vaak direct aan organisatieveranderingen of aan gewenste cultuurveranderingen. De vorm van het onderzoek kan zo gekozen worden dat het het eigenaarschap vergroot en er een appel wordt gedaan op samenwerken. Op deze manier worden medewerkers actief verantwoordelijk gemaakt voor het inventariseren en oplossen van knelpunten in de organisatie. Een win-win situatie.

De RI&E PSA leent zich prima om de veel gemaakte beweging richting eigenaarschap en zelfregie kracht bij te zetten: de vorm van het onderzoek kiezen we zo, dat het eigenaarschap wordt vergroot en er een appel wordt gedaan op samenwerken.

Hierna lees je meer over de mogelijkheden van de RI&E PSA aan de hand van twee praktijkvoorbeelden.

Case 1: RI&E PSA als aanjager van eigenaarschap bij medewerkers

Een zorgorganisatie (1200 medewerkers) werkt sinds 8 maanden in teams die in hoge mate zelfsturend zijn. De organisatieverandering is weliswaar uitgevoerd, maar in de praktijk is het nog zoeken naar de vorm en rolverdeling. Op de agenda staat een RI&E PSA. De organisatie heeft zijn handen vol en de RI&E voelt als iets ‘dat er ook nog bij komt’. Samen met de organisatie kiezen we voor de juiste vorm, die juist ondersteunend is aan het werken aan eigenaarschap in de teams. We zetten de volgende stappen:

• Een bestaand motivatieonderzoek (half jaar oud) vormt de basis. Een arbeids- en organisatiedeskundige (A&O-er)van Arbo Unie inventariseert welke PSA-onderwerpen inmiddels goed in kaart zijn gebracht en welke aanvullende PSA-onderwerpen nodig zijn.
  
  
• Elk team wijst een afgevaardigde ‘PSA’ aan, die een workshop volgt om de inventarisatie van de teamspecifieke risico’s uit te kunnen voeren. 
  
  
• Na de workshop inventariseert ieder team de kansen en risico’s binnen het team en zij brengen direct een prioritering aan. Een win-win situatie, want naast een inventarisatie verbetert dit ook het onderlinge begrip en de samenwerking. Door de focus ook op kansen te richten krijgen de teams meer grip op de eigen situatie.
  
  
• De afgevaardigden vormen samen een leernetwerk ‘PSA’ en maken een plan van aanpak voor hun team. Ze formuleren ook samen welke steun ze op organisatieniveau nodig hebben.
  
  
• Ze komen vijf keer per jaar bij elkaar om het proces gaande te houden, ervaringen te delen en indien nodig met de directie te spreken over knelpunten of verbetermogelijkheden.

Verantwoording en eigenaarschap worden zo praktisch ingevuld. De gekozen interventies sluiten goed aan bij de behoefte in de teams. Medewerkers zijn betrokken en voelen zich gehoord en kunnen echte duurzame verbeteringen melden.

Case 2: RI&E PSA en een plan van aanpak in 1 dag

Een organisatie (1400 medewerkers) verleent verschillende vormen van zorg op veel kleinschalige locaties. Een van de strategische speerpunten is de locaties meer verbinden om van elkaar te kunnen leren. Er is een eerdere RI&E PSA waar na de rapportage niet veel mee is gedaan. Er is een goed functionerende Arbo-commissie, maar die heeft moeite om het beleid op alle locaties goed uitgevoerd te krijgen. Bovendien heeft iedereen het druk: de risico’s worden serieus genomen maar in de waan van de dag is het lastig om echt gestructureerd aan de slag te gaan. In overleg besluiten we dit keer de uitvoering van de RI&E PSA over een heel andere boeg te gooien. Na een voorbereidend traject voeren we de RI&E PSA in 1 dag uit en we maken direct een plan van aanpak dat ook meteen in de teamplannen wordt geïntegreerd.

We zetten de volgende stappen:

Voorbereiding: de A&O-er van Arbo Unie inventariseert de beschikbare informatie en interviewt vertegenwoordigers in de organisatie. Dit resulteert in een lijst van de 10 meest voorkomende risico’s en/of knelpunten. Alle medewerkers scoren deze 10 items. De resultaten worden voor de organisatie als geheel en per team inzichtelijk gemaakt. Per team worden de resultaten besproken en er wordt bovendien gebrainstormd over mogelijke oplossingsrichtingen en kansen.

De RI&E PSA in 1 dag: elke locatie vaardigt een collega af die deelneemt aan de RI&E-PSA dag namens het team. We kiezen gezamenlijke prioriteiten (voor alle locaties) en een locatie specifieke prioriteit per afdeling. Deze onderwerpen worden besproken en voorzien van voorbeelden uit de praktijk. Hierdoor raakten alle deelnemers ervan doordrongen waarom dit risico’s zijn. Vervolgens werken we samen aan een gedetailleerd plan van aanpak. Alle stakeholders zijn aanwezig, dus eventuele afspraken over samenwerking of budgetten zijn direct gemaakt. 

Het eindresultaat is een goede evaluatie, twee organisatie brede prioriteiten waardoor inspanningen en inkoop gezamenlijk kunnen worden opgepakt, een Arbo-commissie die zichtbaar toegevoegde waarde levert voor de hele organisatie en een praktisch plan van aanpak, gedragen door zowel de leiding als de medewerkers vertegenwoordiging. En dat in 1 dag!

Randvoorwaarden

De twee voorbeelden laten zien dat de verplichte RI&E PSA heel goed gecombineerd kan worden met de ontwikkelingen die in je organisatie spelen. Houd daarbij vooral rekening met het volgende:

• Het succes staat of valt met een goede communicatie over wederzijdse verwachtingen en een goede planning en organisatie: soms helpt het om een andere naam te geven aan de RI&E om bestaande verwachtingspatronen te vermijden.
• Geef alle medewerkers de gelegenheid om in vertrouwen contact op te nemen met de begeleider van de Arbo Unie: een aantal PSA-onderwerpen (denk aan slechte verhouding met leidinggevende of intimidatie) leent zich niet om in een team bespreekbaar te maken.
• Zorg dat afgevaardigden voldoende tijd en aandacht hebben om hun rol uit te oefenen en laat medewerkers die hier affiniteit mee hebben zichzelf aanmelden.
• Betrek alle stakeholders, in elk geval de hoogste leiding en denk ook aan de OR.
• Bij hardnekkige issues over een onveilige organisatiecultuur of bij te verwachte grote wisselingen in teamsamenstellingen zijn de genoemde voorbeeldtrajecten minder geschikt. Arbo Unie beschikt over andere aanpakken die dan passend zijn.
• Betrek één van de kerndeskundige van Arbo Unie om te waarborgen dat aan de voorwaarde voor een volwaardige RI&E PSA voldaan wordt. 

Meer weten?

Profiteer van de expertise van de professionals van Arbo Unie en neem voor vragen of advies over de RI&E PSA vrijblijvend contact op met Anita Koops, strategisch Arbeids- en Organisatiedeskundige, anita.koops@arbounie.nl  of 06 5250 0633.

Veel organisaties vertrouwen erop dat de Psycho Sociale Arbeidsbelasting-onderwerpen voor de RI&E door een Medewerkers Tevredenheid Onderzoek (MTO) worden gedekt. Onderwerpen zoals onderlinge steun en/of ongewenst gedrag komen in het MTO echter onvoldoende aan bod. Dan is aanvullend onderzoek nodig via de RI&E PSA. We geven je graag inzicht in hoe je maximaal kunt profiteren van de RI&E PSA.