Meest gestelde vragen AP
- Welke HR-systemen zijn al aangepast aan deze aangepaste werkwijze?
- We adviseren u om contact op te nemen met uw eigen leverancier om te vernemen wanneer zij deze wijzigingen implementeren of reeds aangebracht hebben. Inmiddels weten we dat AFAS na de release van Profit 4 in oktober 2017 gereed is om deze werkwijze te ondersteunen.
- Welke impact heeft de aangescherpte privacywetgeving voor het arbeidsomstandighedenspreekuur na de implementatiedatum?
- Aangezien we na de implementatiedatum van 1 januari 2018 niet meer over het volledige personeelsbestand beschikken van onze klanten, vraagt onze medewerker bij het maken van een afspraak voor het arbeidsomstandighedenspreekuur de naw-gegevens, geboortedatum, afdeling en bedrijfsnaam van de werknemer van onze klant op. Onze bedrijfsarts vraagt het BSN op bij het eerste spreekuur met de werknemer. In de bevestigingsbrief van deze afspraak attenderen we uw werknemer hierop.
- Wat houdt de aangepaste werkwijze van Arbo Unie in na de implementatiedatum?
- Na 1 januari 2018 verwerkt Arbo Unie enkel gegevens van medewerkers met wie we een behandelrelatie hebben of gaan starten. Daarbij leggen we op voorhand geen BSN van de betrokkenen vast. We nemen geen werknemer- en dienstverbandmutaties op in onze administratie van werknemers met wie we geen behandelrelatie hebben of gaan starten.
We maken daarbij een geleidelijke overgang voor onze klanten mogelijk, zodat u de gelegenheid heeft om eveneens aan het aangescherpte toezicht van de AP tegemoet te komen. Zolang uw HR-systeem nog wel het gehele personeelsbestand (dus ook van werknemers met wie een behandelrelatie loopt) doorstuurt, blijven we dat tot 1 januari aanstaande verwerken. Na de implementatiedatum van 1 januari 2018 houden we deze gegevens tegen en nemen we deze niet in onze administratie op. Ook werknemersberichten vanuit uw personeelsinformatiesysteem worden dan niet meer door ons verwerkt. Daarvan maken we melding in het verwerkingsverslag dat u als inzender van ons ontvangt.
Wat het vastleggen van het BSN betreft: tot aan de implementatiedatum verwerken we het BSN als het door de werkgever wordt aangeleverd. Na de implementatiedatum leggen we het BSN niet meer vooraf vast en vragen we de werknemer om bij het eerste bezoek bij Arbo Unie zijn of haar BSN aan ons door te geven. - Waarom past Arbo Unie de werkwijze van werknemersregistratie aan?
We hechten veel waarde aan een betrouwbare reputatie, zeker als het gaat om het verwerken van persoonsgegevens. Het is in onze branche tot nu toe gangbaar dat werkgevers bij het aangaan van een contract met een arbodienst gegevens van alle werknemers, met vermelding van het Burgerservicenummer (BSN), uitwisselen vanuit hun personeelssysteem. In 2016 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) onze branche op deze werkwijze geattendeerd. Op basis van dit signaal van de AP gaan we een aangepaste werkwijze hanteren omdat we het belangrijk vinden om aan de privacywetgeving te blijven voldoen.
- Op welk moment is de aangepaste werkwijze van kracht?
Vanaf 1 januari 2018 hanteren we de aangepaste werkwijze net als andere bedrijven in onze branche en de leveranciers van HR-systemen.