Lastige onderwerpen – hoe ga je het gesprek aan?

Praktische handvatten voor lastige gesprekken

Maak het bespreekbaar: makkelijk gezegd, maar in de praktijk soms knap ingewikkeld. ‘Het gesprek aangaan’ is lang niet altijd drempelvrij. Leidinggevenden kunnen zich om allerlei redenen ongemakkelijk voelen om een gesprek aan te gaan. Ze vrezen bijvoorbeeld dat hun bemoeienis verkeerd valt, vermijden sowieso liever persoonlijke gesprekken en confrontaties, of ze kunnen zich moeilijk identificeren met de klachten of situatie waar een medewerker mee te maken heeft doordat ze in een heel andere levensfase zitten. Zo is het voor een jonge, vrijgezelle leidinggevende soms lastig voorstelbaar wat de zorg voor een gezin met zich meebrengt. En kijken leidinggevenden van 50 vaak heel anders naar werk en de waarde daarvan dan twintigers met wie ze werken. Allemaal factoren die maken dat ‘problemen bespreekbaar maken’ niet vanzelfsprekend is. Niet voor de leidinggevende, en ook niet voor de medewerker zelf, want andersom werk het net zo.

Vijf vragen om een lastig onderwerp bespreekbaar te maken

1. Begin met empathie: ‘Ik merk dat je de laatste tijd minder goed in je vel zit. Wil je erover praten?’
2. Geef ruimte voor privacy: ‘Ik wil graag een moment vinden om met je te praten, wanneer komt jou het beste uit?’
3. Gebruik concrete voorbeelden: ‘Je lijkt de laatste tijd wat gespannen, klopt dat? Wat kan ik voor je doen om te helpen?’
4. Benadruk dat iemand niet alleen staat: ‘Veel mensen hebben moeite met [onderwerp zoals de overgang, financiële zorgen, relatie- of opvoedingsproblemen], het is oké om daarover te praten. Heb je behoefte aan ondersteuning?’
5. Bied professionele hulp aan: ‘Ik begrijp dat dit een lastig onderwerp is. Vind je het prettig om met een professional te praten die je kan ondersteunen?’

Het kan ook helpen om in het team een workshop of sessie over een onderwerp zoals de overgang, mantelzorg of omgaan met stress te organiseren. Daarmee zet je de deur voor je medewerkers om hier later in een persoonlijk gesprek bij je op terug te komen, al open.

Tien do’s en don’ts voor leidinggevenden

1. Verdiep je in het onderwerp; zorg dat gebrek aan kennis niet jouw drempel is om een gesprek aan te gaan.
2. Benadruk dat het doel van het gesprek is om de medewerker te helpen en te ondersteunen.
3. Geef de medewerker de ruimte om zijn of haar gedachten en gevoelens te uiten.
4. Luister actief, zonder oordeel, en stel open vragen om je medewerker aan te moedigen meer te delen.
5. Toon empathie en begrip voor de situatie waarin je medewerker zich bevindt.
6. Houd er rekening mee dat bij lastige onderwerpen het gesprek emotioneel kan worden. Blijf ook dan kalm en respectvol.
7. Houd het gesprek vertrouwelijk en respecteer de privacy van je medewerker.
8. Ga van tevoren na wat de mogelijkheden zijn voor ondersteuning en hulp, zodat je deze ook in het gesprek kunt aangeven.
9. Maak concrete afspraken over vervolgstappen en follow-up.
10. Bedank je medewerker voor het delen van zijn of haar ervaringen en benadruk dat ze altijd welkom zijn om terug te komen om verder te praten.

Meer weten?

Vind je het ondanks bovenstaande tips lastig om het gesprek toch aan te gaan? Laat je medewerker dan een gesprek voeren met een professional van Arbo Unie, zoals bijvoorbeeld een bedrijfsarts of bedrijfsmaatschappelijk werker. Wil je meer informatie over hoe Arbo Unie het gesprek tussen leidinggevenden en medewerkers op gang kan helpen en kan bijdragen aan de veerkracht in je organisatie? Neem dan contact op met informatie@arbounie.nl

Alles over levensloop en generatie