Verandermoe? Zo houd je medewerkers in beweging

Waardoor ontstaat aanpassingsmoeheid?

In de zorg, het onderwijs, de publieke sector maar ook in commerciële omgevingen ligt aanpassingsmoeheid op de loer. “Het steekt de kop op als veranderingen elkaar snel opvolgen, maar de toegevoegde waarde niet wordt herkend”, zegt strategisch arbeids- en organisatieadviseur Anita Koops van Arbo Unie. “Niet elke verandering is een verbetering. Zeker niet vanuit elk perspectief. Denk aan de oplopende administratieve druk in zorg en onderwijs: fijn voor de verzekeraar of de inspectie, maar de professionals ervaren er vooral hinder van. Daarbij komt dat je bij veranderingen vaak iets kwijtraakt. Je werk wordt bijvoorbeeld deels overgenomen door systemen, waardoor je meer een stapje wordt in een proces dat door anderen bedacht is. Zo raak je grip en autonomie kwijt. Je krijgt ook minder het gevoel dat je iets belangrijks bijdraagt, zodat je minder voldoening ervaart. En doordat de veranderingen vaak gericht zijn op meer efficiëntie, raak je ook ‘lummeltijd’ kwijt. Die ‘lummeltijd’ werd vaak ingevuld met contact en verbinding met collega’s. Als je dat allemaal inlevert terwijl je nauwelijks resultaat ziet, gaat het knellen.”

Waaraan herken je aanpassingsmoeheid?

Het gevolg is dat medewerkers mentaal en emotioneel vermoeid raken. Anita: “Ze kunnen cynisch worden of apathisch en hun motivatie en betrokkenheid verliezen. Mensen gaan in de afwachtstand staan, denken: laat maar gaan. Ze nemen nauwelijks nog initiatief en gaan zich vooral richten op waar ze zelf nog invloed op hebben. Of ze schieten in de weerstand als er weer een verandering aankomt. Je hoort opmerkingen als: ‘Dat hebben we al eerder geprobeerd’, of ‘Waar moet ik de tijd vandaan halen?’ Dat heeft uiteindelijk ook gevolgen voor de prestaties: meer fouten, deadlines worden gemist, de kwaliteit van het werk neemt af, mensen werken minder goed samen of gaan juist kliekjes vormen. Ook een verhoogd ziekteverzuim kan een signaal zijn van aanpassingsmoeheid.”

Drie misvattingen over aanpassingsmoeheid

“Het is belangrijk om die signalen serieus te nemen”, benadrukt Anita. “Anders raak je de verbinding met je medewerkers echt kwijt.” Ze waarschuwt voor drie manieren om op aanpassingsmoeheid te reageren die averechts werken:

1. Mensen hebben nooit zin om te veranderen. “Dat klopt niet: mensen omarmen veranderingen als ze merken dat ze er beter van worden. Natuurlijk is het soms even rouwen en door de zure appel heen bijten, maar als mensen een nieuw systeem of een andere werkwijze als helpend ervaren, zijn ze er blij mee. En zijn ze niet blij, dan is het zaak om uit te zoeken waar die onvrede vandaan komt. Zijn de personen die moeten veranderen ook degenen die baat hebben bij de veranderingen of is het vooral een verbetering voor het management? Of erger nog: alleen op papier?” 
    

2. Het is digistress (stress door toenemend gebruik van digitale producten). “Digistress kan onderdeel zijn van aanpassingsmoeheid, maar het is niet hetzelfde. Aanpassingsmoeheid gaat niet alleen om systemen, maar ook om protocollen, organisatiewijzigingen, wéér een andere koers. Het heeft ook een andere vorm. Het is geen vorm van stress maar de verzuchting: ‘Laat ons nou een tijdje gewóón ons werk doen.’ Die wens is heel existentieel: voldoening en werktevredenheid hangt nauw samen met het idee een bijdrage te leveren”. 

    

3. Aanpassingsmoeheid hangt samen met persoonlijkheidskenmerken. “Als iemand cynisch of apathisch wordt, is het makkelijk om te denken: hij werkt hier ook al heel lang. Of: ja, maar zij is altijd vrij negatief. Sta liever voordat je gedrag labelt als karaktereigenschap, stil bij de omgeving waarin mensen geacht worden te functioneren. Wat kan er in die tien, twintig jaar dat ze in dienst is gebeurd zijn, dat ze zich nu zo opstellen? Kan het ook te maken hebben met de organisatie?”

Hoe kan het wel? 4 tips om verandermoeheid te voorkomen

1. Bezint eer ge begint. Bedenk bij elke verandering niet alleen of deze echt nodig is, maar ook of ze daadwerkelijk verbetering brengt – en voor wie dan. Maar sta ook stil bij wat veranderingen betekenen voor medewerkers die ermee te maken krijgen. Komt er iets bij voor hen, of houd je ook ergens mee op? En als er iets verdwijnt waar mensen aan gewend zijn, mag daar dan ook om gerouwd worden? 
    

2. Neem medewerkers goed mee. Liefst al in de aanloop, door medewerkers te laten meedenken over de beste oplossing. En voor zover dat niet mogelijk is, zorg dan voor heldere communicatie: over wat de reden en het doel is van de verandering. Zorg dat de context helder is: hoe draagt deze verandering bij aan het grotere geheel?

    

3. Als het kan: rustig aan. Realiseer je bijvoorbeeld bij IT-systemen dat wat voor 28-jarigen intuïtief en logisch is, dat niet altijd ook is voor 50-plussers. Zorg dat de opleiding zo in elkaar zit zijn dat medewerkers iets leren, dan even de tijd krijgen om daarmee te oefenen, dan weer iets nieuws leren, daar weer mee oefenen en zo door. Verwacht niet dat iedereen alles in één keer onder knie heeft en bied steunplekken waar medewerkers terechtkunnen als ze vastlopen of vragen hebben. 

    

4. Houd vinger aan de pols. Op strategisch niveau wordt soms veel verwacht van efficiëntieslagen, terwijl medewerkers in de praktijk het oude systeem in de lucht houden of ingewikkelde work-arounds bedenken omdat ze met het nieuwe systeem tegen allerlei hobbels aanlopen. Besteed daarom aandacht aan hoe veranderingen uitwerken, en wat dat met medewerkers doet. Dan kun je tijdig ingrijpen.

    

Meer weten?

Wil je meer informatie over aanpassingsmoeheid en hoe Arbo Unie je medewerkers en organisatie kan helpen dit verschijnsel te voorkomen of weg te nemen? Neem dan contact op met informatie@arbounie.nl.