De grootste valkuil bij verzuim – en hoe je die vermijdt

Zo breng je wél beweging in het terug-naar-werkproces

“Bijna alle leidinggevenden stellen zichzelf, bewust of onbewust, de verkeerde vraag wanneer een medewerker zich ziekmeldt”, zegt Jan van den Hoogen, arbeids- en organisatieadviseur bij Arbo Unie. “Namelijk: wat heb ik te bieden om dit op te lossen? Dit heeft soms ook te maken met een latent schuldgevoel, zeker als iemand uitgevallen is met burn-out-achtige klachten. Want zij hebben misschien signalen gemist of net te veel van iemand gevraagd. Maar wat er ook meespeelt, ‘Hoe kan ik je helpen?’ is niet de eerste of belangrijkste vraag om aan die medewerker te stellen. Dat is: ‘Welke stappen kun je zetten om terug te kunnen keren? Voor dat proces is het namelijk cruciaal dat de medewerker zelf in beweging komt. En dat betekent dat je als leidinggevende niet de taak hebt om het probleem voor iemand op te lossen, maar om diegene te activeren, te stimuleren en te ondersteunen daarin.”

Geef medewerkers de regie

Dat klinkt eenvoudig en logisch. Vanzelfsprekend bijna. Toch vereist het volgens Jan niet minder dan een paradigmashift. “Weliswaar is er brede consensus over dat wanneer medewerkers zelf de regie pakken over hun terugkeerproces, dit tot snellere en betere resultaten leidt. Elke leidinggevende heeft daar anekdotisch bewijs voor en ook onderzoek toont dit aan. Alleen het gedrag sluit hier nog lang niet altijd bij aan. Neem het plan van aanpak dat de Wet verbetering poortwachter voorschrijft. Als ik daarnaar informeer, is het antwoord altijd: ‘Dat heb ik samen met de medewerker opgesteld.’ Maar bij doorvragen blijkt maar al te vaak dat de leidinggevende een opzet heeft gemaakt en die vervolgens met de medewerker heeft besproken en min of meer ongewijzigd heeft ingediend. Zonder van tevoren de hamvraag aan de medewerker te hebben gesteld: wat ga je doen? Dat is op zijn zachtst gezegd niet ideaal. Want alleen de medewerker kent zelf de eigen situatie voor 100%: wat de medewerker beweegt, wat er privé speelt, hun opvoeding en persoonlijkheid – allemaal belangrijke input voor zo’n plan van aanpak. Waar je als leidinggevende maar heel beperkt zicht op hebt.”

Tips om medewerkers écht te activeren

• Bereid je goed voor als je een gesprek aangaat met een medewerker die verzuimt of dreigt uit te vallen. Leun niet te veel op je natuurlijke assertiviteit, maar bedenk bijvoorbeeld vooraf: welke verwachting heb ik van de medewerker? Van het gesprek? Welke vragen ga ik stellen? Welke opdracht kan ik meegeven om de medewerker in beweging te brengen? 
• Reflecteer op je eigen gedrag: nodig je echt uit tot actie of ben je onbewust toch de kastanjes voor een ander uit het vuur aan het halen? Realiseer je dat je je medewerker daarmee een kans ontneemt om zelf de regie te nemen. 
• Houd je doel vast. Als je vraagt wat iemand zelf gaat doen en diegene weet het niet, kan de neiging groot zijn om alsnog in de hulpverleningsstand te schieten en met oplossingen aan te komen. Zeker als iemand geëmotioneerd verzucht: ‘Wat moet ik nou?’ Maar die vraag kun jij als leidinggevende niet beantwoorden. Je kunt wel faciliteren dat je medewerker advies krijgt dat de medewerker helpt om in beweging te komen. Bijvoorbeeld via de bedrijfsarts of een bedrijfsmaatschappelijk werker.
• Maak echt samen een plan van aanpak. Waarbij de medewerker inbrengt welke stappen de medewerker gaat zetten. En jij dit aanvult met wat je als leidinggevende of vanuit de organisatie daaraan kunt bijdragen. Het gaat er niet om dat de medewerker zelf het formulier van het UWV invult, liever niet zelfs, maar de inhoud en de actie moet wel uit diens koker komen.
• Ondersteun en faciliteer. Is je medewerker eenmaal in beweging, dan is de vraag wél op zijn plaats hoe jij daarbij kunt helpen en wat jij kunt doen om de te nemen stappen mogelijk en makkelijker te maken. 
• Laat je hier zo nodig bij ondersteunen. Het principe van activeren is geen hogere wiskunde. Maar je gedrag aanpassen kan behoorlijk ingewikkeld zijn. Daarbij kan intervisie met collega’s en HR bijvoorbeeld helpen – en ook Arbo Unie kan je hierbij ondersteunen, onder andere met workshops en intervisiebijeenkomsten.

Meer weten?

Wil je meer informatie over hoe Arbo Unie kan helpen bij verzuim echt in de activeringsstand te komen? Neem dan contact op met informatie@arbounie.nl.