Leidinggevende / HR

Wanneer een medewerker wordt uitgenodigd voor het eerste spreekuur, dan ontvangt u als leidinggevende een kopie van de uitnodigingsbrief, deze wordt middels een documentkoppeling rechtstreeks in het verzuim dossier van betreffende medewerker geplaatst.

Een vraag die u wil meegeven aan het spreekuur kunt u aanleveren door het aantekeningenveld te vullen in het verzuimsysteem van NS onder het kopje vraagstelling voor de arbodienst.  Neem in de vraagstelling mee:

Werkt de werknemer?

• Ja: dan aangeven hoeveel uur in eigen en/of aangepaste werkzaamheden.
• En in geval van aangepaste werkzaamheden: met welke aanpassingen wordt er rekening gehouden in het aangepaste werk (bijv. een aanpassing in uren, taken of werktijden)?
• Nee: dan dit ook benoemen.

Welke vraag of bespreekpunt heeft u voor de taakgedelegeerde of bedrijfsarts? Denk bijvoorbeeld aan:

• Sluit het re-integratieplan of opbouwschema aan bij de belastbaarheid van de medewerker?
• De re-integratie stagneert. Graag beoordelen wat de huidige arbeidsmogelijkheden zijn;
• Welke mogelijkheden zijn er om de re-integratie te bevorderen (bijv. een bepaalde behandeling)?
• Wat voor een activiteiten/ werkzaamheden ter bevordering van herstel kan de medewerker alweer ondernemen? Indien er geen mogelijkheden zijn, wat is hier dan de reden van?
• Zijn er dringende redenen die een dialoog tussen medewerker en leidinggevende in de weg staan?

Wij vragen u deze vraagstelling altijd tenminste 4 werkdagen van tevoren in te vullen in het verzuimsysteem. Let op: Arbo Unie kent werkdagen van maandag t/m vrijdag, een vraag met betrekking tot een spreekuur op maandag is dus tijdig wanneer die op woensdag is ingediend.

Let op: de route via het verzuimsysteem is alleen bedoeld voor de vraagstelling bij het spreekuur. Andere vragen, zoals: “wanneer heeft mijn medewerker een afspraak?” of: “kan de afspraak verzet worden?”  dienen gesteld te worden aan het Serviceteam via verzuim.ns@arbounie.nl . Vermeld daarbij in de mail naam, geboortedatum en/of personeelsnummer van de medewerker die het betreft.

Bekijk de instructie video: "Vraagstellingen en voorinformatie spreekuur" voor meer informatie.

Wilt u een vooroverleg, stuur dan een e-mail naar ons Serviceteam. Zij plannen een afspraak voor u in met de taakgedelegeerde. Stuur dit bericht in ieder geval 48 uur van tevoren naar ons toe.

Let op: Arbo Unie kent werkdagen van maandag t/m vrijdag, een verzoek met betrekking tot een spreekuur op maandag is dus tijdig wanneer het op donderdag is ingediend.

Zijn er vragen naar aanleiding van het spreekuur: stuur een mail met een verzoek tot overleg naar het serviceteam, zij plannen een overlegmoment in de agenda taakgedelegeerde/bedrijfsarts.

Ja, dat kan inderdaad.

Na het spreekuur wordt de terugkoppeling binnen 24 uur automatisch naar de werknemer gestuurd. De terugkoppeling voor de werkgever wordt automatisch in het verzuim dossier van de betreffende medewerker geplaatst. U krijgt hier altijd een melding van. In de terugkoppeling staat de vervolgafspraak vermeld.

We gebruiken een vast format in onze terugkoppelingen waarin we antwoord geven op de volgende vragen:

• Wat is de vraagstelling van de leidinggevende/werkgever?
• Wat is mijn advies over het verloop van de re-integratie?
• Welke functionele beperkingen heb ik geconstateerd?
• In welke mate is de werknemer geschikt tot het uitvoeren van werkzaamheden?
• Wat verwachten we van u als werkgever?
• Wat is de prognose? 

Om tijdens de re-integratie een actieve rol van medewerker en leidinggevende te stimuleren, gebruiken we Vooruit.zicht. Met deze aanpak geven we het te verwachte scenario aan. Zo hebben alle betrokkenen een goed overzicht van wat ze kunnen verwachten, wat hun rol hierin is én hoe ze de re-integratie gunstig kunnen beïnvloeden.

Meer weten over de scenario’s: download de flyer over Vooruit.zicht

Een verzoek voor een versneld spreekuur kunt u telefonisch doen bij het Serviceteam. Geef daarbij graag een vraagstelling mee voor het spreekuur. Het Serviceteam plant een telefonisch overleg met de verpleegkundige binnen 48 uur. Deze belt met de aanvrager van het spreekuur om te bepalen of een spreekuur de juiste actie is. Indien de verpleegkundige inschat (arbeidsconflict, ernstige psychische klachten) dat dit nodig is dan zal een oproep bij de bedrijfsarts worden ingepland.

Heeft uw aanvraag betrekking op alcohol-, drugs- of medicijngebruik of een veiligheidsincident? Ook in dit geval verzoeken we u om telefonisch contact op te nemen met ons Serviceteam. In deze gevallen wordt direct een afspraak bij de bedrijfsarts ingepland. Let op: is uw medewerker niet ziekgemeld dan wordt een arbeidsomstandighedenconsult ingepland, u ontvangt hiervan als leidinggevende geen terugkoppeling, de medewerker ontvangt zelf wel een terugkoppeling en zal geadviseerd worden die met u delen.

Wanneer uw medewerker wordt uitgenodigd voor het eerste spreekuur ontvangt deze per post een uitnodiging. Vervolgafspraken worden door de taakgedelegeerde en bedrijfsarts met de medewerker gepland, rekening houdend met de daarvoor geldende richtlijnen. De datum en tijd van de vervolgafspraak staan vermeld in de oproepbrief.

Is er rond de 13e verzuimweek sprake van complex en/of stagnerend verzuim met geen of nauwelijks werkhervatting? Wordt het advies van de bedrijfsarts niet opgevolgd? Dan is het van belang dat werkgever en medewerker vroegtijdig in beweging komen. Daarvoor kan het activeringsgesprek ingezet worden.

Het activeringsgesprek is een 3-gesprek met medewerker, leidinggevende en arbeidsdeskundige met korte rapportage van signaleerde aandachtspunten en te nemen acties. Het is een vroegtijdig ‘opschudmoment’, om werkgever en medewerker in beweging te brengen, gericht op behoud van werk/werkritme.

Een inzetbaarheidsprofiel stelt de bedrijfsarts op bij 36 weken verzuim. Het inzetbaarheidsprofiel wordt gebruikt als vertrekpunt voor het arbeidsdeskundig onderzoek, dat plaatsvindt bij 42 weken verzuim. Soms wordt dit eerder gedaan wanneer duidelijk is dat er sprake is van blijvende beperkingen. Uw werkgever kan ook zelf om een inzetbaarheidsprofiel vragen in overleg met het gezondheidsteam van Arbo Unie.

Het inzetbaarheidsprofiel is een momentopname van de belastbaarheid van u als medewerker en dient als input voor het arbeidsdeskundig onderzoek. Voorheen werd hiervoor de Functionele Mogelijkheden Lijst voor gebruikt. Het inzetbaarheidsprofiel hanteert dezelfde rubrieken en items als de Functionele Mogelijkheden Lijst. Het verschil zit er in dat een bedrijfsarts niet gehouden is aan de normaalwaarden en graderingen van de Functionele Mogelijkheden Lijst. De bedrijfsarts kan in een inzetbaarheidsprofiel in eigen bewoordingen beschrijven welke beperking die heeft vastgesteld. Het inzetbaarheidsprofiel is daarmee een document waarin meer specificatie van de aanwezige beperkingen gemaakt kan worden en toevoegingen en uitzonderingen kunnen worden beschreven, zonder dat er medische informatie wordt verstrekt. Dit maakt dat de arbeidsdeskundige tijdens het onderzoek veel duidelijker heeft hoe het echt met de belastbaarheid van een medewerker gesteld is. 

De wet verplicht werkgevers in Nederland om te onderzoeken hoe medewerkers die zijn uitgevallen naar vermogen kunnen blijven werken. Daar helpt de arbeidsdeskundige bij. Deze kijkt samen met de medewerker naar de mogelijkheden om weer te re-integreren na uitval. Door bijvoorbeeld aanpassingen te doen op de werkplek of te zoeken naar ander werk binnen of buiten de organisatie.

Een arbeidsdeskundig onderzoek wordt uitgevoerd bij 42 weken verzuim of eerder, wanneer er sprake is van blijvende beperkingen of wanneer u als werkgever hiertoe een verzoek indient.

Het onderzoek bestaat uit een gesprek met de werkgever, de medewerker en eventueel een bezoek aan de werkplek.

Arbo Unie voert deze onderzoeken niet uit voor NS, hiervoor werkt NS samen met een eigen provider. De bedrijfsarts adviseert via de spreekuurterugkoppeling om een arbeidsdeskundig onderzoek in te zetten.

De bedrijfsarts heeft de mogelijkheid om taken binnen de verzuimbegeleiding te delegeren. Die worden dan door een andere professionals uitgevoerd. Daarom werkt ook Arbo Unie met verpleegkundige verzuimconsulenten. Dat doen we omdat we het belangrijk vinden dat de drempel om contact met ons op te nemen laag is, dat er minimaal twee medewerkers bekend zijn met uw verzuimdossier en dat we de juiste expertise inzetten op het juiste moment.

De taakgedelegeerde is het eerste aanspreekpunt voor u en uw manager.

Het overnemen van een aantal taken van de bedrijfsarts gebeurt niet zomaar. De bedrijfsarts blijft eindverantwoordelijk, we bewaken de kwaliteit van onze dienstverlening zorgvuldig, houden ons aan wettelijke voorschriften en aan strenge kwaliteitsnormen. Dat mag u van een betrouwbare dienstverlener zoals Arbo Unie verwachten.

Tijdens de re-integratie blijft de bedrijfsarts vanzelfsprekend betrokken bij de begeleiding. Mocht u tussentijds toch behoefte hebben aan een gesprek met de bedrijfsarts dan is dit altijd mogelijk.

Vanuit goed werkgeverschap kan het voorkomen dat u als leidinggevende het initiatief wil nemen om een medewerker preventief op te laten roepen bij de bedrijfsarts. Als de werknemer daarmee akkoord gaat, maken we graag een afspraak voor een arbeidsomstandigheden spreekuur voor hem of haar. 

De werkgever kan dus het initiatief nemen, het is echter aan de werknemer zelf om hier wel of geen gebruik van te maken. Vanuit privacy oogpunt delen we niet met u wanneer dit spreekuur plaatsvindt en alleen de werknemer ontvangt een terugkoppeling van dit spreekuur. Deze kan natuurlijk wel een geheel eigen afweging maken om de rapportage met u te delen. Waar ons dat wenselijk lijkt, zullen we dat ook in de rapportage adviseren.

Medewerkers van de NS met wie we geen behandelrelatie hebben, staan niet in ons systeem. Dit is een werkwijze conform de wet AVG. Voor het plannen van deze afspraak geldt dat de werknemer op de hoogte van dit verzoek moet zijn en hiermee akkoord gaat, heeft u dit met de werknemer besproken? Als uw werknemer akkoord is, kunt u dit formulier invullen. Na ontvangst nemen we contact op met de medewerker om een afspraak te plannen.

Wanneer een verzuimende medewerker na de ziekmelding verhuist of op een tijdelijk (verpleeg)adres verblijft geef dit dan door aan Arbo Unie. Stuur een email naar verzuim.ns@arbounie.nl. Vermeldt in het bericht naam en geboortedatum van de betreffende medewerker en of het een verhuisbericht of een tijdelijk verpleegadres betreft. Bij een tijdelijk adres graag een begin- en einddatum vermelden. Het tijdelijk (verpleeg)adres wordt automatisch afgesloten wanneer wij een volledig hersteldmelding ontvangen.