Zo zorgt Poppodium 013 met een externe vertrouwenspersoon voor een sociaal veilige omgeving 

Wat een (externe) vertrouwenspersoon kan betekenen

Vertrouwenspersonen bieden een luisterend oor en ondersteunen medewerkers die bij hen aankloppen met issues op het gebied van ongewenste omgangsvormen of integriteit. Ze denken mee, adviseren en kunnen bijvoorbeeld een gesprek organiseren en begeleiden tussen de medewerker en de veroorzaker en/of leidinggevende als de medewerker die behoefte voelt. En wil iemand een officiële klacht indienen, dan assisteren ze daar bij. Al komt het vaak niet zo ver. “In veel gevallen voelen mensen zich al enorm geholpen als ze gewoon hun verhaal kwijt kunnen en daar erkenning voor krijgen”, zegt Miranda Simons, HR-manager bij Poppodium 013. “Dat werkt heel de-escalerend.”

Drempelverlagend

Enkele jaren geleden besloot Poppodium 013 op zoek te gaan naar een externe vertrouwenspersoon. “Voorheen was die rol in onze organisatie bij HR belegd”, vertelt Miranda. “In de praktijk schuurde dat soms. Want als een medewerker jou iets in vertrouwen vertelt en wil dat die melding binnenskamers blijft, dan kan je er buiten die kamer ook niets mee. Terwijl ik als HR-manager wél wilde handelen. Een tweede belangrijke reden om voor een externe vertrouwenspersoon te kiezen, was om ook voor medewerkers zelf de drempel te verlagen. Bij een interne vertrouwenspersoon wordt die drempel soms wel ervaren; het is toch een collega bij wie je dan je verhaal gaat doen. Met een externe vertrouwenspersoon kunnen medewerkers aankloppen bij iemand die iets verder van de organisatie staat. Zeker in een organisatie die niet heel omvangrijk is, voelt dat soms veiliger.”

Advies en voorlichting

De keuze viel op een externe vertrouwenspersoon van Arbo Unie. “Wij hadden Arbo Unie al als arbodienstverlener en werkten prettig samen met de bedrijfsarts. Voor ons was het dan ook logisch om die dienstverlening uit te breiden naar een vertrouwenspersoon. Sinds twee jaar is dat Eugenie Kemperman. Zij, en ook haar voorgangster, is voor onze organisatie van grote toegevoegde waarde. Die zit in de proactieve communicatie naar het managementteam en de organisatie, wat bijdraagt aan de alertheid op ongewenste omgangsvormen. Het zit ook in het advies. Zo hebben wij op basis van aanbevelingen in het jaarrapport van Eugenie een gedragscode opgesteld en een klokkenluidersregeling als onderdeel van ons integriteitsbeleid. Wat ik heel fijn vind aan Eugenie, is dat zij zelf ook een HR-achtergrond heeft. Dit helpt om het goede gesprek te voeren. Over meldingen doet ze natuurlijk geen inhoudelijke mededelingen. Maar ze is ervaren, kundig, warm, empathisch, alles wat je als medewerker in een vertrouwenspersoon zoekt. Daar zijn we heel blij mee.”

Goed uitgerust

De vertrouwenspersonen van Arbo Unie zijn uitgerust om medewerkers in nood onder alle omstandigheden bij te staan. Ze zorgen onder andere voor een goede klachtenregistratie, screenen het beleid binnen de organisatie en doen jaarlijks verslag van hun activiteiten. Op zo’n manier dat anonimiteit gewaarborgd is. Ze volgen regelmatig trainingen om hun kennis en vaardigheden verder te verdiepen en op de hoogte te blijven van nieuwe wet- en regelgeving en actuele ontwikkelingen. Ook bouwen ze kennis op door ervaringen op te doen in verschillende organisaties en in intervisies van elkaar te leren. En doordat ze extern zijn, kunnen ze zich gegarandeerd onafhankelijk opstellen. “Ik kan elke organisatie een externe vertrouwenspersoon aanraden”, zegt Miranda. “Ook als ze al een of meer interne vertrouwenspersonen hebben. Of misschien wel júist dan, want dan kunnen de interne vertrouwenspersonen leren van de externe vertrouwenspersoon. Het is echt een vak apart.”

Meer weten?

Een wetsvoorstel dat organisaties vanaf tien medewerkers verplicht stelt een vertrouwenspersoon aan te wijzen, is aangenomen door de Tweede Kamer en in voorbereiding voor behandeling in de Eerste Kamer. Wil je meer informatie over hoe Arbo Unie je organisatie kan helpen deze rol in te vullen? Neem dan contact op met informatie@arbounie.nl.