AI in opmars: wat doet dit met je medewerkers?

Kijk uit naar kansen en bepaal je strategie

Software die binnen een minuut je meeting uitschrijft en verwerkt in keurige notulen, of in no time de personeelsplanning voor de komende maand rond heeft. Een zelflerende app die razendsnel data analyseert en automatisch rapportages genereert. Een bot die vacatures en cv’s matcht. Plotseling is AI overal en iedereen lijkt het te gebruiken. 

“Er verschijnen steeds meer toepassingen à la ChatGPT die zo toegankelijk en menselijk zijn dat iedereen ermee aan de slag kan”, zegt Lisette van Breugel, bestuurder van Arbo Unie. “Mensen ervaren dat dit hen helpt, bijvoorbeeld bij administratieve taken, trend- en data-analyses en vertalingen. Daarmee stijgt de belangstelling. Dat merken we ook in onze eigen gelederen: organiseerden we voorheen iets over digitalisering, dan werd er met enige reserve en soms ook wel kritisch gereageerd. Terwijl als we nu collega’s uitnodigen voor presentaties en pilots rondom nieuwe toepassingen, die binnen tien minuten vol zitten.”

Van zelf doen naar regisseren

De AI-revolutie die gaande is, verandert het werklandschap op allerlei fronten. In Nederland zijn de eerste bedrijven al overgestapt op vierdaagse werkweken – mede mogelijk gemaakt door verregaande automatisering. Hun medewerkers verzetten immers meer werk in minder tijd. Op andere plekken gaat diezelfde efficiëntieslag tot baanverlies leiden. Of hopelijk juist bijdragen aan de oplossing voor oplopende personeelstekorten. 

Lisette: “Tegelijkertijd zal het in veel organisaties niet zozeer gaan over extra capaciteit of het verdwijnen van banen door AI, maar meer over het veranderen van werk. Taken verschuiven en medewerkers zijn steeds vaker niet meer de maker van een beleidsplan, training, of wat dan ook, maar de regisseur: van alles zelf doen gaan we naar het invoeren van opdrachten – prompts - om vervolgens de output kritisch te beoordelen en te bewerken. Dat vraagt om heel andere vaardigheden, en veel werkgevers zijn dan ook bezig met: hoe nemen we onze medewerkers mee? Hoe zorgen we dat ze bij blijven en meebewegen? Dat is altijd belangrijk, maar met het huidige tempo van veranderingen meer dan ooit.”

Aandacht voor werkbeleving

Een aspect dat in het denken over AI en de impact hiervan op werk vaak nog onderbelicht blijft, is wat het doet met de werkbeleving. “Ook daarin is grote impact te verwachten”, vertelt Lisette. “Zo kan AI je werk aantrekkelijker maken door je taken uit handen te nemen die je toch al niet goed lagen. Als een deel van je werk geautomatiseerd wordt, geeft dit bijvoorbeeld meer ruimte voor interactie met cliënten of klanten. Zelf merk ik dat het mij ook uitnodigt om ambitieuzer te dromen; er zijn opeens zó veel mogelijkheden. Maar ook de intensiteit van je werk verandert: als AI de eenvoudige, repetitieve taken overneemt, blijven vooral de ingewikkelde en inspannende taken over. Dat kan uitputtend zijn. 

En wat als AI taken gaat uitvoeren die je werk juist leuk maakten? Of ertoe leidt dat je veel minder samenwerkt met collega’s of een andere dynamiek geeft? Dat soort veranderingen zijn van invloed op de werkbeleving. Het is belangrijk om het ook hierover met elkaar te hebben in een organisatie. Want werkbeleving is een essentieel onderdeel van goed en gezond aan de slag kunnen blijven, productief zijn, maar het ook naar je zin hebben.”

Hoe pak je je rol, als HR, leidinggevende en organisatie?

Organisaties die AI nog proberen buiten de deur te houden, lopen het risico dat ze achterop raken in efficiëntie, innovatie en concurrentiekracht. Die zijn er dan ook steeds minder. Lisette: “Je kunt er niet meer omheen, en waarom zou je dat nog willen? Je kunt je maar beter bewust zijn van wat er gebeurt en proberen daar op een goede manier invulling aan te geven. Om kansen te zien en te grijpen, en je medewerkers bij die ontwikkelingen zo goed mogelijk te begeleiden.”

Op organisatieniveau

• Veranker AI in je ICT-beleid. Dit gaat verder dan bepalen waar AI voor mag worden ingezet en welke tools zijn toegestaan en hoe waarborgen we vertrouwelijkheid en privacy? Bij AI gaat het meer dan ooit ook over vragen zoals: mag AI menselijke beslissingen vervangen of hierin alleen ondersteunen? Hoe waarborgen we eerlijkheid en inclusie in algoritmes en modellen? Hoe leiden we medewerkers op? Vergeet niet de impact op de werkbeleving mee te nemen: hoe maken we werk vooral aantrekkelijker in plaats van eenzamer en stressvoller?
   
• Kijk breed om je heen en doe het samen: houd goed in de gaten wat voor digitale toepassingen er beschikbaar komen, ook in andere branches, en bedenk wat die voor jouw organisatie kunnen betekenen? Dit werkt pas echt goed als je hierbij een brede vertegenwoordiging van eigen collega’s betrekt, en misschien ook wel klanten. Zij kunnen vaak het beste inschatten wat toegevoegde waarde zou kunnen hebben.

Op HR-niveau

• Denk vooruit. Stel minimaal een keer per jaar de vraag: wat moet de samenstelling van onze workforce zijn vijf jaar van nu. Hoe gaan we die aansluiting vinden met die beoogde groepen? En bij de organisatiestrategie? Als je bijvoorbeeld als organisatie meer met data wil doen, heb je dan nu al mensen in je organisatie die affiniteit hebben met die datafuncties waar je mee te maken krijgt? Kun je die daartoe opleiden, omscholen? Door regelmatig bij dit soort vragen stil te staan, kun je tijdig de juiste stappen nemen om klaar te zijn voor de toekomst.
   
• Voorkom een waterscheiding. Als je AI-toepassingen introduceert of hiervoor mensen gaat aantrekken, is het belangrijk dat dit aansluit bij de rest van de organisatie. Je wilt voorkomen dat andere afdelingen denken: dat is iets van IT – wij gaan gewoon door met ons werk. Ook dát vraagt om bewuste aandacht.
   
• Kom in beweging. Vanuit HR heb je ook een rol als aanjager. Probeer daarom zelf toepassingen uit, om te ontdekken waar muziek in zit en wat misschien nog niet ver genoeg is. En waar je wel en niet in wil investeren of zelf gaat ontwikkelen – bij voorkeur met collega’s en klanten. Het hoeft niet meteen ‘af’ te zijn: begin met iets kleins en breid dat gaandeweg uit. 

Voor leidinggevenden

• Doe mee. Je rol als leidinggevende in de acceptatie van toepassingen is cruciaal. Als jij enthousiast bent, toepassingen zelf gebruikt en duidelijk maakt wat voor voordelen ze opleveren, voor de medewerkers zelf én voor de organisatie, heeft dat invloed. 
   

• Houd vinger aan de pols. Wees je ervan bewust dat de steeds verdergaande digitalisering en automatisering effect heeft op hoe je medewerkers hun werk beleven. Vraag daarom, in een jaargesprek maar ook tussen de bedrijven door: hoe kijk jij naar jouw digitale vaardigheden? Hoe denk jij dat digitalisering jouw werk gaat beïnvloeden? Wat vind je daarvan? Door dit gesprek aan te gaan krijg je inzicht in wat mensen nodig hebben om AI op een prettige manier voor zich te laten werken én zich betrokken en waardevol te blijven voelen.

   

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe Arbo Unie je organisatie en medewerkers kan helpen een gezonde balans te vinden tussen automatisering en uitdaging? Bijvoorbeeld via trainingen voor leidinggevenden en advisering bij organisatiebeleid op dit onderwerp? Neem dan contact op met informatie@arbounie.nl.