Voorkom dat online werken acteurs maakt van je mensen

“Wil je als organisatie leren van je fouten, blijven innoveren en jezelf verbeteren, dan vereist dat ruimte voor kritiek en minderheidsstandpunten”, zegt Anita Koops, strategisch arbeids- en organisatiedeskundige bij Arbo Unie. “Collega’s uiten hun vragen, zorgen en ideeën pas wanneer ze de ervaring en het vertrouwen hebben dat dit kan en er naar ze geluisterd wordt. Zonder dat dit consequenties heeft voor hun reputatie of hoe ze in het team liggen. Uit uitgebreid onderzoek blijkt ook dat zo’n psychologisch veilige omgeving de teamprestaties gunstig beïnvloedt: als iedereen de kans heeft zich uit te spreken, gaat het goed. Zijn maar een paar teamleden aan het woord, dan daalt de collectieve prestatie. Je hebt de kennis, veerkracht en creativiteit van al je mensen nodig, zeker in een tijdperk waarin we steeds minder routinematig werk doen en juist bezig zijn met innovaties en processen versnellen.”

Voor-de-bühnegedrag

Bij online samenwerken is het lastiger om een psychologisch veilige omgeving te creëren, constateert Anita. “We komen er steeds meer achter dat de psychologische veiligheid wortelt in het ‘ondertussen’; in de informele contacten en de toevallige ontmoetingen. En juist die tussenruimte is nu grotendeels weggevallen. We zien elkaar in online vergaderingen, in kleine vakjes op het beeldscherm. Een situatie waarin het voor medewerkers vaak nog lastiger is om het achterste van hun tong te laten zien. Dat heeft als risico dat je als management bijvoorbeeld niet meer gecorrigeerd wordt als je te ver doordendert in je plannen. Maar ook dat mensen die het zwaar hebben, zich groot houden voor de camera: alles gaat prima! Je krijgt voor-de-bühnegedrag. Dat is voor medewerkers niet prettig, maar ook niet voor leidinggevenden: je weet op individueel niveau niet hoe het met je medewerkers gaat, en op organisatieniveau krijg je te weinig tegenspraak.”

Tips om psychologische veiligheid te bevorderen

Wil je als leidinggevende meer intermenselijke ruimte creëren? Neem zijn dit belangrijke aandachtspunten:

• Probeer zo veel mogelijk (online) ontmoetingen in te bouwen zonder agenda. Niet alleen binnen je team maar ook tússen teams. Zo bied je ruimte aan informeel overleg en daarmee aan het ‘ondertussen’ dat zo belangrijk is voor de psychologische veiligheid die je nodig hebt om tot nieuwe ideeën te komen met elkaar. En om te werken aan aanmoedigende, ondersteunende relaties;
• Organiseer je eigen tegenspraak en neem echt de tijd om naar je medewerkers te luisteren. Vraag aan je medewerkers of ze het gevoel hebben dat ze zich voldoende kunnen uiten, of formuleer het anders: ‘Zeg je een-op-een hetzelfde tegen elkaar als in teamverband, of met mij erbij?’ Zo breng je het gesprek op gang;
• Maak er een halszaak van dat je je medewerkers minimaal eens per kwartaal persoonlijk ontmoet en op informele basis spreekt, bijvoorbeeld tijdens een lunchwandeling.;
• Psychologische veiligheid begint met het delen van je eigen onzekerheden. Openhartigheid nodigt anderen uit om zich ook uit te spreken. Erken ook dat medewerkers het moeilijk kunnen hebben en elkaar missen;
• Als je plannen en ideeën introduceert bij je team, geef je medewerkers dan de tijd en de ruimte om daarover na te denken. Verwacht niet dat ze direct reageren, en zorg dat ze ook de gelegenheid hebben om er onderling over te praten. Ja, daarmee loop je het risico dat er bezwaren komen tegen je plannen, maar die kun je dan beter direct ophalen.