Open werkruimten vragen om voldoende stilteplekken

In De Monitor op 24 februari jl. over open werkruimten pleitte Erwin Speklé, ergonoom bij Arbo Unie, voor een minimaal aantal stilteplekken om effectief te kunnen werken en het ziekteverzuim terug te dringen. “De vrijheid en transparantie die je met open werkruimten creëert, heeft een keerzijde: geroezemoes, afleiding, minder privacy, complexere klimaatbeheersing. Vooral bij taken waarop je je goed moet concentreren, helpt het niet als collega’s om je heen met elkaar in gesprek zijn, aan de telefoon zitten of voortdurend langs lopen. Uit onderzoek komt naar voren dat medewerkers in een open werkruimte vaak meer stress ervaren, minder geconcentreerd en minder tevreden zijn. Er zijn grote individuele verschillen in de beleving van kantoortuinen, maar sommige mensen worden er letterlijk ziek van.”

Verband met verzuim

Een verband tussen open werkruimten en verzuim is al herhaaldelijk aangetoond. Volgens recent Noors onderzoek ligt het risico op verzuim in gedeelde werkruimten en kantoortuinen 12 tot 18 procent hoger dan bij medewerkers die een stilteplekd hebben. Een studie van de universiteit van Kopenhagen onder 2400 werkenden laat zien dat het verzuim oploopt naarmate er meer mensen in één ruimte werken. Nederlandse bedrijfsartsen (h)erkennen dit probleem: in een enquête onder deze beroepsgroep van De Monitor gaf 92 procent van de respondenten aan dat cliënten de kantoortuin noemen als een van de redenen voor verzuim. Bijna 80 procent denkt ook dat het verzuim zou dalen als het gemiddelde aantal collega’s per werkruimte omlaag gaat.

Behoefte aan rust

Vanuit dat oogpunt is het opvallend dat de officiële werkpleknormen geen maximum stellen aan het aantal medewerkers per werkruimte. Erwin: “Er zijn bijvoorbeeld wel richtlijnen voor de minimaal benodigde ruimte per persoon en scheidingswandjes. Ook staat in algemene termen beschreven wanneer er sprake is van te weinig ruimte, bijvoorbeeld bij een tekort aan privacy of te smalle loopruimten. De richtlijnen schrijven ook concentratiewerkplekken voor, maar niet hoeveel. Wat ik zie is dat de behoefte aan werkplekken waar medewerkers zich kunnen terugtrekken voor taken die concentratie vereisen, vaak groter is dan het aanbod. Ik kom regelmatig in werkruimten waar wel een kwart van de medewerkers met noise cancelling koptelefoons of oortjes in zit. Terug naar de situatie waarin iedereen een eigen werkkamer heeft is niet overal haalbaar of nodig. Daarmee verlies je ook de voordelen van open werkruimten. Wel is het belangrijk te erkennen dat mensen af en toe rust nodig hebben. Meer stiltewerkplekken helpen om de effectiviteit te verhogen en het ziekteverzuim terug te dringen; afhankelijk van het soort werk adviseer ik voor elke vijf tot tien werkplekken één stiltewerkplek.”

Tips voor de inrichting van open werkruimten

Arbo Unie denkt graag mee over hoe je er als werkgever nog meer aan kan bijdragen dat je open werkruimte voor je medewerkers een prettige en veilige werkomgeving wordt. Waarin mensen makkelijk met elkaar samenwerken, zonder elkaar af te leiden. Zowel in praktische oplossingen als op het gebied van beleid. Erwin geeft alvast een aantal tips:

• Breng in kaart welke taken je medewerkers uitvoeren en houd daar rekening mee bij de inrichting van de ruimte. Zet bijvoorbeeld collega’s die veel met elkaar moeten overleggen bij elkaar. Zorg dat er voldoende concentratiewerkplekken zijn. 
• Plaats bij een gedeelte van de werkplekken schotten tussen werkplekken om meer rust te creëren, door geluid te dempen en afleiding door bewegingen in het blikveld te reduceren. Mensen die dit prettig vinden kunnen er dan voor kiezen om daar te gaan zitten.
• Besteed aandacht aan je lichtplan, klimaatregeling, looproutes en maatregelen om de akoestiek te verbeteren. Goed visueel comfort is van belang; ook in een open ruimten.
• Neem klachten van medewerkers serieus. Mensen zijn verschillend en sommigen zijn nu eenmaal sneller afgeleid dan anderen. 
• Heeft iemand last de radio of jolige collega’s bij de koffieautomaat? Maak dit dan bespreekbaar en laat het die medewerker niet alleen oplossen.
• Stel in overleg met je medewerkers een gedragscode op die iedereen omarmt. Waarin bijvoorbeeld staat dat in de open werkruimte op bescheiden stemniveau wordt gesproken. En dat je voor overleg of telefoongesprekken even een hoekje opzoekt. Zorg ervoor dat er voldoende plekken zijn waar mensen kunnen bellen zonder anderen te storen.
• Stel noise cancelling oortjes of koptelefoons beschikbaar en geef medewerkers de gelegenheid thuis te werken als ze voor een taak staan die om diepe concentratie vraagt.

Meer weten?

Wil je meer informatie over hoe je kunt zorgen dat je medewerkers optimaal functioneren in een open werkomgeving? Neem dan contact op met ergonoom Erwin Speklé, erwin.spekle@arbounie.nl.