Bekijk je verhuizing ook eens door een arbobril

Het ontwerp van ‘Huis van Leusden’ sluit met zijn open en flexibele werkplekken aan bij de organisatiecultuur die de gemeente nastreeft. Een cultuur waarin verschillende afdelingen elkaar weten te vinden en samenwerken. “Huis van Leusden biedt naast de gemeente Leusden onderdak aan nog drie andere organisaties met hun eigen wensen en behoeften qua werkplekken en overlegruimten”, vertelt HR-adviseur Xantha van der Vos. “Des te belangrijker het was om al in een vroeg stadium Arbo Unie kritisch naar het ontwerp te laten kijken. Dit bleek een goede zet. Op die manier hebben we al vóór de bouw allerlei aanpassingen in het ontwerp kunnen doen om de werkomgeving te optimaliseren.”

 

Verbeteringen op voorhand

Karin Verkuijlen, arbeidshygiënist bij Arbo Unie, noemt diverse aanbevelingen uit haar rapport die de gemeente heeft overgenomen: “Ik voorzag bijvoorbeeld dat sommige medewerkers op werkplekken dicht bij het raam last konden krijgen van koudeval. Daar zijn extra maatregelen genomen om dat te voorkomen. Eén kamer die wat krap was, heeft nu een werkplek minder. In het klantcontactcenter is extra aandacht besteed aan de akoestiek. Er is een ruimte ingericht voor de schoonmaak met wastafel; wij weten uit ervaring dat die partij in de ontwerpfase vaak wordt vergeten. Bij de printers ligt nu harde vloerbedekking die makkelijk is schoon te maken. En er zijn zichtlijnen gecreëerd tussen de balies van Burgerzaken en de backoffice – belangrijk in het geval dat baliemedewerkers bijvoorbeeld geconfronteerd worden met agressie.”

 

Elke organisatie die verhuist, zou er goed aan doen daar de arbodienst bij te betrekken.

 

Stoelen ergonomisch aanbesteed

Tijdens de hele voorbereiding bleef Arbo Unie bij de ontwikkelingen betrokken. Xantha: “Bij de aanbesteding van de nieuwe bureaustoelen heeft een ergonoom bijvoorbeeld meegekeken naar het bestek. In de oude situatie hadden veel medewerkers een aangepaste stoel. Omdat we in Huis van Leusden flexibele werkplekken kregen, zochten we één type stoel waarmee je al die aanpassingen kan ondervangen. Daar heeft Arbo Unie ons heel goed bij geadviseerd.” Karin vult aan: “Die overgang naar Activiteit Gericht Werken is voor de medewerkers een verandering. Ik vond het dan ook belangrijk dat de gemeente hun behoeften goed meenam in de plannen.”

 

Geslaagd project

Inmiddels is de verhuizing alweer een paar maanden achter de rug. Eind januari maakten Xantha en Karin een rondgang door het gebouw om de situatie in de praktijk op te nemen. “Daar komen altijd restpunten uit”, vertelt Karin. “Voor een deel hangen die samen met het nieuwe concept: in open kantooromgevingen kunnen medewerkers bijvoorbeeld eerder worden afgeleid. Bestuurders zijn juist enthousiast dat ze iedereen snel kunnen vinden. En goed om te zien dat medewerkers van het klantcontactcenter de akoestiek prettig vinden; de extra aandacht hiervoor heeft duidelijk vruchten afgeworpen.” Een geslaagd project, vindt ook Xantha: “Elke organisatie die verhuist, zou er goed aan doen daar de arbodienst bij te betrekken. Daarmee kun je vooraf al veel tackelen wat je dan later niet hoeft recht te zetten.”

 

Meer weten?

Wil je meer informatie over hoe Arbo Unie je organisatie kan ondersteunen in de aanloop naar, tijdens en na een verhuizing, of dat nou naar een nieuw of een bestaand pand is? Neem dan contact op met Karin Verkuijlen, arbeidshygiënist bij Arbo Unie: karin.verkuijlen@arbounie.nl.